Oplysninger, der skal samles før indkøbet
- Antal ansatte, gæster og administratorer samt hvem der har brug for en licens.
- Lagerbehov pr. person og for organisationen samlet.
- Krav til SSO, multifaktorlogin, kontohåndtering og logfiler.
- Regler for ekstern deling, filejerskab og lukkede konti.
- Behov for gendannelse, eksport, support og forvaltning af aftalen.
Tæl brugere og lager separat
Lav en liste over ansatte, eksterne samarbejdspartnere og personer, der kun skal læse. Undersøg, hvem der kræver en betalt licens, og om der er et mindste antal brugere. Gæster kan have andre begrænsninger end ansatte.
Beregn derefter datamængden. Skeln mellem lager pr. bruger og en fælles pulje. Google beskriver fælles lager i mange Workspace-udgaver, men den valgte udgave bestemmer kvoten.
Definer behovet for SSO
Single sign-on kan forbinde login med organisationens identitetsudbyder. Kontroller kompatibilitet, omfattede konti og krav til abonnement. Googles dokumentation viser eksempelvis opsætning med ekstern identitetsudbyder.
SSO og automatisk brugeradministration er forskellige behov. Spørg særskilt, hvordan konti oprettes, lukkes og får grupperettigheder. Planlæg administratoradgang, hvis den normale identitetstjeneste er utilgængelig.
Prøv hele brugerforløbet
Gennemfør en pilot: opret en bruger, del en mappe med nødvendige rettigheder, og fjern adgangen igen. Kontroller, hvem der overtager filerne, når kontoen lukkes.
Prøv ekstern deling, logning og gendannelse. En funktionsmarkering i sammenligningen er et udgangspunkt for kontrol og erstatter ikke forsøg med jeres egne enheder og opsætning.
Beregn den samlede pris
Angiv antal brugere, organisationens lagerbehov og funktionskrav i filteret. Sammenlign samme betalingsperiode, valuta og momsstatus. Medregn eventuelle tillæg til identitet, flytning, support og sikkerhedskopiering.
Dokumenter aftaleejer og fremgangsmåde til eksport ved leverandørskifte. Vurder databehandling og aftalevilkår ud fra jeres behov. Lagerplacering eller kryptering alene garanterer ikke opfyldelse af alle retlige krav.
Regneeksempel: licenser er ikke det samme som lagerpulje
Tolv personer, der hver har brug for 100 GB, bruger tilsammen 1 200 GB. En fælles pulje på 2 TB kan så give tilstrækkelig plads, men I skal stadig kontrollere personlige grænser og antal licenser. Et abonnement med 2 TB pr. bruger beskriver en anden kvotemodel. Beregn licensprisen for alle tolv, og tilføj obligatoriske tilkøb. Eksemplet beskriver et tænkt behov, ikke en bestemt leverandørs abonnement.
Næste skridt – fra guide til valg af tjeneste
Gå videre ud fra det næste spørgsmål, du skal afklare: