Underlag å samle før anskaffelsen
- Antall ansatte, gjester og administratorer samt hvem som trenger lisens.
- Lagringsbehov per person og for organisasjonen samlet.
- Krav til SSO, flerfaktorinnlogging, kontohåndtering og logger.
- Regler for ekstern deling, fileierskap og avsluttede kontoer.
- Behov for gjenoppretting, eksport, støtte og forvaltning av avtalen.
Tell brukere og lagring separat
List ansatte, eksterne samarbeidspartnere og personer som bare skal lese. Undersøk hvem som trenger betalt lisens og om det finnes et minste antall brukere. Gjester kan ha andre begrensninger enn ansatte.
Beregn deretter datamengden. Skill lagring per bruker fra en felles pott. Google beskriver felles lagring i mange Workspace-utgaver, men kvoten bestemmes av den valgte utgaven.
Definer behovet for SSO
Single sign-on kan knytte innlogging til organisasjonens identitetsleverandør. Kontroller kompatibilitet, hvilke kontoer som omfattes og hvilket abonnement som kreves. Googles dokumentasjon viser oppsett med ekstern identitetsleverandør.
SSO og automatisk brukeradministrasjon er forskjellige behov. Spør separat hvordan kontoer opprettes, avsluttes og får grupperettigheter. Planlegg administratortilgang hvis den vanlige identitetstjenesten er utilgjengelig.
Prøv hele brukerforløpet
Gjennomfør en pilot: opprett en bruker, del en mappe med nødvendige rettigheter og trekk tilgangen tilbake. Kontroller hvem som overtar filene når kontoen avsluttes.
Prøv ekstern deling, logger og gjenoppretting. Et funksjonsmerke i sammenligningen er et utgangspunkt for kontrollen, og erstatter ikke forsøk med egne enheter og eget oppsett.
Beregn samlet kostnad
Oppgi antall brukere, samlet lagringsbehov og funksjonskrav i filteret. Sammenlign samme betalingsperiode, valuta og merverdiavgiftsstatus. Ta med eventuelle tillegg for identitet, migrering, støtte og sikkerhetskopiering.
Dokumenter avtaleeier og hvordan dere eksporterer data ved bytte. Vurder databehandling og avtalevilkår ut fra virksomhetens behov. Lagringssted eller kryptering alene garanterer ikke at alle rettslige krav oppfylles.
Regneeksempel: lisenser er ikke det samme som lagringspott
Tolv personer som hver trenger 100 GB, bruker samlet 1 200 GB. En felles pott på 2 TB kan da gi nok plass, men dere må fortsatt kontrollere personlige grenser og antall lisenser. Et abonnement med 2 TB per bruker beskriver en annen kvotemodell. Beregn lisenskostnaden for alle tolv og legg til obligatoriske tillegg. Eksemplet beskriver et tenkt behov, ikke abonnementet til en bestemt leverandør.
Neste steg – fra guide til valg av tjeneste
Gå videre ut fra det neste spørsmålet du må løse: